Admin Quản Lý Chi Phí Và Nhà Thầu

Trách nhiệm chính

• Quản lý, theo dõi và kiểm soát chi phí liên quan đến nhà thầu/nhà thầu phụ, điều phối công việc giữa nhà thầu và bộ phận O&M, đồng thời chủ động tìm kiếm và mở rộng nguồn nhà thầu phụ chất lượng, đảm bảo hợp đồng, thanh toán và công nợ được thực hiện đúng quy trình, đúng tiến độ và tối ưu chi phí.
• Quản lý hồ sơ nhà thầu/nhà thầu phụ (hợp đồng, phụ lục, bảo lãnh, bảo hiểm, giấy phép…) và theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng.
• Phối hợp các bộ phận đánh giá năng lực, lựa chọn và đàm phán với nhà thầu, cập nhật và duy trì danh sách nhà thầu theo lĩnh vực/khả năng.
• Tìm kiếm, tiếp cận và mở rộng nguồn nhà thầu phụ mới, đánh giá sơ bộ năng lực, giá cả và uy tín của nhà thầu phụ tiềm năng, xây dựng và duy trì mối quan hệ với nhà thầu phụ hiện có và tiềm năng, đề xuất danh sách nhà thầu phụ mới phù hợp với các hạng mục công việc.
• Điều phối công việc O&M giữa nhà thầu/nhà thầu phụ và bộ phận O&M, theo dõi tiến độ thực hiện các công việc bảo trì, sửa chữa, vận hành liên quan đến nhà thầu, phối hợp xử lý các vấn đề phát sinh, đảm bảo thông tin, yêu cầu công việc được truyền đạt rõ ràng giữa các bên, hỗ trợ lập kế hoạch và sắp xếp lịch làm việc của nhà thầu phục vụ O&M.
• Quản lý chi phí & thanh toán: Kiểm tra, đối chiếu hóa đơn, biên bản nghiệm thu, khối lượng hoàn thành của nhà thầu, lập và theo dõi kế hoạch thanh toán nhà thầu theo tiến độ hợp đồng, kiểm soát ngân sách chi phí nhà thầu, phát hiện và báo cáo các khoản vượt dự toán, phối hợp bộ phận Kế toán xử lý công nợ, tạm ứng, quyết toán, lập báo cáo chi phí nhà thầu định kỳ (tuần/tháng/quý).
• Hỗ trợ hành chính & vận hành: Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu phục vụ đấu thầu, đánh giá nhà thầu, theo dõi và nhắc nhở các mốc thời gian quan trọng (thanh toán, bảo hành, gia hạn hợp đồng…); lưu trữ và bảo mật toàn bộ hồ sơ liên quan đến nhà thầu và chi phí.

Yêu cầu công việc

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành: Kế toán, Tài chính, Quản trị kinh doanh, Xây dựng, Cơ khí, Điện hoặc các ngành liên quan.
• Có ít nhất 1–2 năm kinh nghiệm ở vị trí Admin, Purchasing, Cost Control, điều phối nhà thầu hoặc hỗ trợ O&M (ưu tiên ngành xây dựng, sản xuất, năng lượng mặt trời, hạ tầng).
• Thành thạo Excel (lọc dữ liệu, bảng tổng hợp, pivot table, công thức cơ bản đến trung cấp).
• Hiểu biết cơ bản về hợp đồng, quy trình thanh toán và kiểm soát chi phí.
• Kỹ năng điều phối, giao tiếp và làm việc với nhiều bên (nhà thầu, O&M, kế toán…).
• Cẩn thận, tỉ mỉ, trung thực và có trách nhiệm cao.
• Kỹ năng tìm kiếm, đánh giá và mở rộng nguồn cung ứng/nhà thầu.
• Chịu được áp lực công việc và làm việc độc lập.

Yêu cầu ưu tiên

• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc với nhà thầu phụ hoặc hỗ trợ bộ phận O&M.

Mức lương

• Mức lương: Thỏa thuận theo năng lực.

Phúc lợi

• Thưởng hiệu quả công việc dựa trên điểm tương tác hệ thống.
• Thưởng tháng 13 và các chế độ thưởng khác theo kết quả kinh doanh.
• Thưởng thâm niên hấp dẫn theo từng mốc thời gian gắn bó.
• Đầy đủ chế độ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định pháp luật.
• Bảo hiểm tai nạn 24/24 cho toàn thể nhân viên.
• Nghỉ phép năm và các ngày nghỉ lễ, Tết theo luật.
• Chế độ hiếu – hỷ, lễ Tết, trung thu cho toàn bộ CBNV.
• Phụ cấp: Ăn trưa, xăng xe, điện thoại, laptop, công tác phí... và thẻ taxi cho một số vị trí đặc thù.

Thông tin khác

• Chức vụ: Nhân Viên/Chuyên Viên
• Hình thức làm việc: Toàn thời gian
• Yêu cầu bằng cấp tối thiểu: Trung cấp - Nghề
• Ngành nghề: Dự Toán - Hồ Sơ Thầu (QS), Kế Toán - Kế Toán Tổng Hợp, Kế Toán Thuế - Kế Toán Chi Phí, Kiểm Toán - Kiểm Soát Nội Bộ, Pháp Chế Doanh Nghiệp, Thu Mua
• Yêu cầu giới tính: Nam/Nữ