Trách nhiệm chính

• Tiếp nhận yêu cầu và làm rõ đầu vào cho quy trình hợp đồng.
• Chủ động trao đổi với đầu mối phụ trách để làm rõ nhu cầu, mô hình hợp tác, các bên liên quan, thông tin còn thiếu và thời hạn; tổng hợp thành yêu cầu rõ ràng để Pháp chế tiếp nhận và xử lý; chuyển đúng người xử lý, phối hợp lấy thông tin bổ sung và theo dõi đến khi có kết quả.
• Điều phối ký kết và quản lý hồ sơ hợp đồng, kiểm tra bộ trình ký theo danh mục: đúng phiên bản đã được duyệt, đủ phê duyệt, đúng thông tin người ký và tài liệu kèm theo; điều phối ký giấy hoặc ký điện tử, đóng dấu và gắn mã xác minh theo quy trình, phân quyền của công ty.
• Theo dõi giao nhận, thu hồi bản ký; kiểm tra việc hoàn tất chữ ký, dấu và phụ lục theo hướng dẫn; cập nhật trạng thái, lưu bản giấy/bản điện tử đúng phiên bản, đối chiếu nội dung, bảo đảm dễ tra cứu và có lịch sử xử lý.
• Theo dõi thời hạn, thay đổi của giấy phép, ủy quyền, thông tin đối tác và hợp đồng; chủ động nhắc đầu mối cập nhật, phối hợp gia hạn, sửa đổi hoặc hoàn tất hồ sơ khi chấm dứt hợp tác theo yêu cầu được duyệt.
• Rà soát định kỳ hoặc khi phát sinh thay đổi theo kế hoạch; thực hiện hậu kiểm theo tiêu chí của Pháp chế, xác minh lại phần thông tin bị ảnh hưởng, ghi nhận thiếu sót và theo dõi khắc phục đến khi đóng việc.
• Thực hiện xác minh cá nhân, tổ chức (KYC/KYB) theo tiêu chí được ban hành: đối chiếu chủ thể, người đại diện/người ký, ủy quyền, giấy phép, thông tin nhận tiền và dữ liệu liên quan; tra cứu nguồn được duyệt, ghi nhận sai lệch và lưu bằng chứng.
• Phối hợp hướng dẫn đối tác hiện hữu và mới hoàn tất hồ sơ, xác thực điện tử (eKYC) khi triển khai; kiểm tra trạng thái và sự khớp đúng của kết quả với chủ thể/tài khoản, theo dõi các trường hợp chưa hoàn tất hoặc phát sinh lỗi.
• Hướng dẫn các phòng ban sử dụng công cụ quản lý yêu cầu, hợp đồng, ký điện tử và hồ sơ; thực hiện cấp, đổi, thu hồi quyền truy cập theo phê duyệt trong phạm vi được giao.
• Ghi nhận lỗi và xác định bước bị vướng; phối hợp với đội Sản phẩm, Công nghệ hoặc nhà cung cấp xử lý, kiểm tra kết quả và cập nhật hướng dẫn sử dụng.
• Theo dõi khối lượng, tiến độ, hồ sơ tồn đọng và chất lượng xử lý; báo sớm nguy cơ trễ hạn, tổng hợp nguyên nhân lỗi và báo cáo vận hành; tham gia kiểm tra chất lượng, chia sẻ hướng dẫn và hỗ trợ đồng đội theo phân công.
• Đề xuất chuẩn hóa biểu mẫu, danh mục kiểm tra và dữ liệu; tham gia thử nghiệm tự động hóa, ứng dụng AI để giảm nhập liệu và thao tác lặp lại; kiểm tra kết quả trước khi sử dụng và tuân thủ quy định bảo mật.
• Thực hiện các công việc khác theo sự phân công sắp xếp của quản lý trực tiếp.

Yêu cầu

• Không bắt buộc bằng Luật hoặc kinh nghiệm pháp chế; ưu tiên sự cẩn thận, khả năng làm rõ thông tin, tư duy quy trình và tinh thần theo việc đến cùng.
• Thực tập: đang học hoặc mới tốt nghiệp cao đẳng/đại học, không giới hạn chuyên ngành; có khả năng đáp ứng công việc và thời gian tham gia; không bắt buộc kinh nghiệm tương đương nhân sự toàn thời gian.
• Cẩn thận, kiên nhẫn, biết đối chiếu thông tin và làm theo hướng dẫn; phát hiện điểm thiếu/không khớp, ghi nhận kết quả rõ ràng, hỏi lại khi chưa hiểu.
• Sử dụng được Excel/Google Sheets, tài liệu trực tuyến và lưu trữ tệp; sẵn sàng học hệ thống quản lý công việc, ký điện tử và xác thực đối tác.
• Giao tiếp rõ ràng, chủ động nhắc việc, báo vướng mắc và theo dõi phần được giao; tuân thủ kiểm tra chất lượng, phân quyền và bảo mật.
• Có lịch làm việc ổn định theo ca/thời gian thống nhất; ứng viên thời vụ cam kết thời gian tham gia dự án theo thỏa thuận.

Yêu cầu ưu tiên

• Đã nhập liệu, xử lý hồ sơ, hỗ trợ khách hàng, điều phối hoạt động hoặc dùng công cụ quản lý công việc.
• Quan tâm đến quy trình, công nghệ, AI.
• Có kiến thức nền tảng pháp lý hoặc đọc hiểu tiếng Anh cơ bản.

Phúc lợi

• Được hướng dẫn về xác minh đối tác, quản lý hợp đồng, hệ thống và quy trình; phối hợp trực tiếp với nhiều phòng ban và tham gia xây dựng một nhóm vận hành phục vụ toàn công ty.
• Được làm việc trong môi trường làm việc nhân văn, dân chủ, thân thiện cùng với những người trẻ năng động, văn phòng làm việc hiện đại.
• Được training về review hợp đồng thực tế, được tham gia xử lý case thật.
• Hiểu cách vận hành Legal Ops & Compliance.
• Rèn luyện kỹ năng giao tiếp, tư vấn và làm việc với khách hàng doanh nghiệp.
• Được hỗ trợ mộc đỏ – nhận xét báo cáo thực tập.
• Được hưởng các ưu đãi khi đặt vé xe khách qua hệ thống vexere.com.
• Được tham gia các hoạt động thường niên cho nhân viên như: Teambuilding, Year-end Party, các tiệc Trung Thu, Giáng Sinh…

Hình thức làm việc

• Mô hình làm việc linh hoạt (Flexible Work) Mô hình làm việc kết hợp (Hybrid): Linh hoạt làm việc tại văn phòng và tại nhà.

Thông tin khác

• Gửi CV của bạn đến email: careers@vexere.com với title: Fullname – vị trí ứng tuyển.
• Số điện thoại/ Zalo: 0966.197.741 (Mr. Anh).
• Văn phòng làm việc tại HCM: Lầu 2 CirCO Hoàng Diệu – Tòa nhà H3, 384 Hoàng Diệu, Phường Khánh Hội, TPHCM.
• Thời gian làm việc: 8:30 – 18:00, từ thứ Hai đến thứ Sáu và sáng thứ Bảy.