Trách nhiệm chính

• Tiếp nhận thông tin và hồ sơ visa từ khách hàng, bộ phận Sales hoặc các phòng ban liên quan.
• Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ và thống nhất của thông tin, giấy tờ theo yêu cầu của từng quốc gia và từng loại visa.
• Lập checklist hồ sơ; hướng dẫn khách hàng bổ sung, điều chỉnh các giấy tờ còn thiếu hoặc chưa phù hợp.
• Thực hiện khai form, nhập dữ liệu, sắp xếp và hoàn thiện bộ hồ sơ theo quy trình của từng cơ quan lãnh sự/Trung tâm tiếp nhận hồ sơ.
• Hỗ trợ đặt lịch hẹn, lịch sinh trắc học, lịch nộp hồ sơ và các thủ tục liên quan theo yêu cầu của từng thị trường.
• Theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ từ khi tiếp nhận đến khi có kết quả; chủ động cập nhật tình trạng hồ sơ cho Sales/khách hàng và cấp quản lý.
• Phối hợp với khách hàng và các bộ phận liên quan để xử lý các yêu cầu bổ sung hồ sơ, phỏng vấn hoặc phát sinh từ cơ quan xét duyệt.
• Kiểm tra thông tin trên visa/kết quả sau khi nhận; kịp thời báo cáo nếu phát hiện sai lệch hoặc vấn đề cần xử lý.
• Thực hiện bàn giao hộ chiếu, kết quả visa và các hồ sơ gốc cho khách hàng/bộ phận phụ trách theo đúng quy trình; theo dõi việc gửi - nhận và xác nhận bàn giao.
• Quản lý, lưu trữ hồ sơ bản cứng và dữ liệu điện tử khoa học, bảo mật; hạn chế thất lạc hồ sơ, hộ chiếu và giấy tờ gốc.
• Cập nhật thường xuyên quy định, biểu mẫu, phí, thời gian xử lý và các thay đổi liên quan đến chính sách visa của các quốc gia phụ trách.
• Phối hợp với Sales Visa/Tour và các phòng ban để tư vấn tính khả thi của hồ sơ trong phạm vi nghiệp vụ; không cam kết kết quả visa khi chưa có quyết định của cơ quan có thẩm quyền.
• Thực hiện báo cáo hồ sơ đang xử lý, hồ sơ chờ bổ sung, hồ sơ có rủi ro/chậm tiến độ và các vấn đề phát sinh theo yêu cầu của quản lý.
• Thực hiện các công việc khác liên quan đến nghiệp vụ Visa theo phân công của cấp quản lý.

Yêu cầu

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học; ưu tiên các ngành Du lịch, Dịch vụ, Ngoại ngữ, Luật, Hành chính hoặc ngành liên quan.
• Có khả năng đọc hiểu và xử lý biểu mẫu/tài liệu tiếng Anh; biết thêm ngoại ngữ khác là lợi thế.
• Sử dụng tốt Word, Excel, Email, trình duyệt và các công cụ quản lý/lưu trữ hồ sơ.
• Cẩn thận, có tư duy kiểm tra chéo, chú ý chi tiết và có trách nhiệm cao với giấy tờ/hồ sơ gốc của khách hàng.
• Có khả năng sắp xếp công việc, quản lý deadline và theo dõi đồng thời nhiều hồ sơ.
• Giao tiếp rõ ràng, lịch sự; phối hợp tốt với khách hàng, Sales và các bộ phận nội bộ.
• Có ý thức bảo mật thông tin khách hàng và dữ liệu của Công ty.
• Yêu cầu giới tính: Nam

Yêu cầu ưu tiên

• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm xử lý hồ sơ visa du lịch, công tác, thăm thân hoặc các hồ sơ ngắn hạn.

Mức lương

• Lương được thương lượng theo thỏa thuận.

Phúc lợi

• Được hưởng chế độ lương thưởng, bảo hiểm, cơ hội du lịch các nước.
• Thăng tiến trong công việc rõ ràng, có quy trình.
• Môi trường làm việc gen Z, năng động và thân thiện.
• Mỗi năm đi du lịch 1 lần.

Thông tin khác

• Chức vụ: Nhân Viên/Chuyên Viên
• Hình thức làm việc: Toàn thời gian