Personal Assistant (BOD)

Trách nhiệm chính

• Soạn thảo, kiểm tra và quản lý hợp đồng, báo giá, đề xuất, biên bản nghiệm thu, thanh lý và các hồ sơ, tài liệu liên quan trước khi trình Ban Giám đốc xem xét, phê duyệt hoặc ký kết.
• Phối hợp với các bộ phận Account, Creative, Design, Production/Operation, Finance và các bộ phận liên quan để triển khai yêu cầu của Ban Giám đốc và khách hàng.
• Chuẩn bị tài liệu, nội dung và thông tin phục vụ các buổi họp, thuyết trình, chào thầu và làm việc với khách hàng/đối tác; ghi nhận các yêu cầu và công việc cần thực hiện sau cuộc họp.
• Theo dõi tiến độ, thời hạn và các đầu việc quan trọng của dự án; chủ động cập nhật tình hình, nhắc việc và báo cáo các vấn đề phát sinh cho Ban Giám đốc.
• Theo dõi quá trình làm việc với khách hàng từ tiếp nhận yêu cầu – báo giá/đề xuất – hợp đồng – triển khai – nghiệm thu – thanh toán, đảm bảo các hồ sơ và công việc liên quan được hoàn thành đầy đủ.
• Tổng hợp thông tin, dữ liệu và chuẩn bị báo cáo, bài thuyết trình, đề xuất hoặc các tài liệu phục vụ Ban Giám đốc trong quá trình làm việc với khách hàng và quản lý dự án.
• Tiếp nhận phản hồi, yêu cầu hoặc vấn đề phát sinh từ khách hàng/đối tác; phối hợp với các bộ phận liên quan để xử lý và cập nhật kết quả.
• Quản lý, sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch gặp khách hàng và lịch công tác của Ban Giám đốc; chuẩn bị các tài liệu và công tác hậu cần cần thiết.
• Hỗ trợ tổ chức và tham gia các hoạt động gặp khách hàng, chào thầu, sự kiện, khảo sát địa điểm, quay chụp, kích hoạt thương hiệu và các hoạt động dự án khi được yêu cầu.
• Quản lý, sắp xếp và lưu trữ hợp đồng, hồ sơ khách hàng, tài liệu dự án và các tài liệu quan trọng của Ban Giám đốc đầy đủ, khoa học và có hệ thống.
• Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Ban Giám đốc.

Yêu cầu công việc

• Yêu cầu bằng cấp (tối thiểu): Đại Học
• Có kinh nghiệm ở vị trí Trợ lý, Điều phối dự án, Account Executive, Chăm sóc khách hàng hoặc các vị trí tương đương
• Kinh nghiệm chuẩn bị hợp đồng, báo giá, đề xuất, báo cáo hoặc hồ sơ dự án
• Tư duy logic, khả năng tổng hợp và xử lý thông tin tốt; sắp xếp công việc khoa học, rõ ràng
• Giao tiếp và phối hợp tốt, đặc biệt khi làm việc với nhiều bộ phận và đối tượng khác nhau
• Cẩn thận, chủ động, trách nhiệm và chú ý đến chi tiết trong công việc
• Quản lý thời gian và sắp xếp thứ tự ưu tiên tốt; đáp ứng được nhiều công việc và thời hạn cùng lúc
• Thích nghi nhanh, chịu được áp lực tiến độ và sẵn sàng xử lý các tình huống phát sinh
• Thành thạo Word, Excel và PowerPoint

Yêu cầu ưu tiên

• Ưu tiên Tiếng Anh tốt trong giao tiếp và công việc

Mức lương

• Thu nhập từ 8 - 12 triệu VNĐ/tháng

Phúc lợi

• Thu nhập cạnh tranh theo năng lực (lương + thưởng hiệu quả công việc)
• Thưởng lễ, Tết và các chế độ đãi ngộ khác theo quy định công ty
• Được đào tạo chuyên môn, kỹ năng và lộ trình phát triển nghề nghiệp rõ ràng
• Môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động

Thông tin khác

• Yêu cầu giới tính: Nữ
• Chức vụ: Nhân Viên/Chuyên Viên