Trách nhiệm chính

• Vận hành và back-office dự án
• Theo dõi các công việc, thời hạn và tình trạng thực hiện của dự án
• Chuẩn bị agenda, biên bản họp, action list và theo dõi việc thực hiện sau họp
• Tổng hợp thông tin báo cáo định kỳ và các vấn đề dự án cần xử lý
• Phối hợp với các bộ phận liên quan để thu thập thông tin và theo dõi công việc
• Quản lý hóa chất, vật tư và kho: cập nhật tình trạng nhập – xuất – tồn, theo dõi hạn sử dụng, điều kiện bảo quản, mức tồn kho
• Tổng hợp nhu cầu vật tư từ các nhóm chuyên môn và hỗ trợ đề xuất mua bổ sung
• Hỗ trợ kiểm kê, cập nhật hồ sơ và xử lý các vấn đề phát sinh về vật tư/kho
• Mua sắm và quản lý nhà cung cấp: tổng hợp nhu cầu, lấy báo giá, so sánh báo giá, theo dõi phê duyệt và đơn hàng
• Theo dõi phê duyệt và tiến độ giao hàng, nghiệm thu, hóa đơn/chứng từ và hoàn tất hồ sơ mua sắm
• Điều phối hợp đồng dịch vụ với trường và bệnh viện: phối hợp với trường đại học, bệnh viện và các đơn vị liên quan
• Theo dõi các mốc ký kết, thực hiện, nghiệm thu, thanh toán và thanh lý hợp đồng
• Chuẩn bị và kiểm tra hồ sơ hành chính phục vụ nghiệm thu, thanh toán và báo cáo
• Phối hợp với Pháp chế, Tài chính và các đơn vị chuyên môn để xử lý các yêu cầu theo hợp đồng
• Theo dõi deliverables và các nghĩa vụ của các bên, kịp thời cảnh báo nguy cơ chậm tiến độ
• Hỗ trợ chuyên gia: sắp xếp lịch làm việc, họp, đào tạo, công tác và các yêu cầu hậu cần
• Theo dõi deliverables, biên bản xác nhận công việc và hồ sơ thanh toán
• Cập nhật danh sách và thông tin chuyên gia/đối tác của dự án
• Hỗ trợ truyền thông và tổ chức sự kiện: tổ chức hội thảo, workshop, training, kick-off, meeting và các sự kiện của dự án
• Điều phối địa điểm, khách mời, agenda, tài liệu, hậu cần, check-in và các công việc sau sự kiện
• Phối hợp với bộ phận truyền thông/PR để chuẩn bị nội dung, hình ảnh, danh sách khách mời và thông tin sự kiện
• Theo dõi ngân sách và các chi phí liên quan trong phạm vi được phân công
• Dữ liệu và báo cáo: cập nhật các file/database theo dõi kho, mua sắm, hợp đồng, chuyên gia, sự kiện và pipeline
• Bảo đảm thông tin được cập nhật đầy đủ, chính xác và đúng thời hạn
• Lập báo cáo tuần/tháng hoặc báo cáo đột xuất theo yêu cầu quản lý
• Hỗ trợ chuẩn hóa biểu mẫu và quy trình back-office

Yêu cầu

• Tốt nghiệp đại học trở lên
• Có 0–2 năm kinh nghiệm hoặc mới tốt nghiệp
• Kỹ năng tổ chức công việc, theo dõi deadline và phối hợp nhiều bên
• Sử dụng tốt Excel/Google Sheets và Microsoft Office
• Giao tiếp và phối hợp công việc tốt
• Cẩn thận trong quản lý số liệu, hồ sơ và chứng từ
• Có khả năng đọc hiểu tiếng Anh trong công việc là lợi thế

Yêu cầu ưu tiên

• Ưu tiên các ngành: Sinh học, Công nghệ sinh học, Hóa sinh, Dược, Y sinh, Quản trị kinh doanh, Quản lý dự án, Logistics hoặc lĩnh vực liên quan
• Ưu tiên ứng viên từng làm việc trong môi trường dự án, doanh nghiệp, bệnh viện, trường đại học, phòng xét nghiệm hoặc các vị trí điều phối/hành chính
• Kinh nghiệm về mua sắm, kho, hợp đồng, sự kiện hoặc chăm sóc khách hàng là lợi thế, không bắt buộc
• Biết sử dụng các hệ thống quản lý dữ liệu là lợi thế, không bắt buộc

Phúc lợi

• Hưởng mức lượng cạnh tranh
• Quyền lợi về BHXH, BHYT, BHTN, gói bảo hiểm chăm sóc sức khỏe nâng cao
• Thưởng trong các dịp lễ, tết
• Các đãi ngộ hấp dẫn khác của Trường và Tập đoàn Phenikaa

Thông tin khác

• Số lượng tuyển: 01
• Hạn nhận hồ sơ: 30/11/2026
• Gửi hồ sơ tới Phòng Tổ chức Nhân sự - email hr@phenikaa-uni.edu.vn. - Hồ sơ ứng tuyển cần ghi rõ “Họ_tên & Vị_trí_ứng_tuyển”