Trách nhiệm chính

• Xử lý văn bản đến và văn bản đi: tiếp nhận, phân loại, đăng ký và chuyển giao văn bản/công văn đến đúng đầu mối xử lý.
• Kiểm tra thể thức, số/ký hiệu, nơi nhận và thành phần hồ sơ trước khi phát hành văn bản đi.
• Theo dõi sổ/hệ thống văn bản đến - đi, trạng thái bàn giao và bằng chứng phát hành/tiếp nhận.
• Lập hồ sơ và lưu trữ: tiếp nhận hồ sơ từ các phòng ban; kiểm đếm, phân loại và sắp xếp theo nhóm hồ sơ, thời gian hoặc danh mục.
• Lập mục lục hồ sơ, mục lục văn bản; đánh số tờ/số hồ sơ và nhận diện hồ sơ theo quy định.
• Bảo quản hồ sơ giấy/bản gốc tại khu vực lưu trữ; duy trì việc sắp xếp khoa học và thuận tiện tra cứu.
• Số hóa và dữ liệu hồ sơ: scan/số hóa tài liệu, kiểm tra chất lượng bản scan và cập nhật thông tin nhận diện/metadata lên hệ thống.
• Duy trì cấu trúc thư mục, tên file, phiên bản và liên kết giữa hồ sơ giấy với hồ sơ điện tử.
• Phối hợp IT/đơn vị liên quan khi có lỗi hệ thống, nhu cầu sao lưu hoặc phân quyền truy cập.
• Tra cứu, mượn trả và bàn giao hồ sơ: tìm kiếm và cung cấp bản scan/bản gốc theo yêu cầu hợp lệ; theo dõi mượn - trả.
• Bàn giao/tiếp nhận hồ sơ, chứng từ giữa các phòng ban và lập bằng chứng giao nhận.
• Bảo đảm hồ sơ được hoàn trả đúng vị trí, đúng tình trạng và không bị thay đổi trái phép.
• Theo dõi thời hạn bảo quản, tiêu hủy và con dấu: theo dõi thời hạn bảo quản; lập danh sách hồ sơ đến hạn rà soát và đề xuất phương án xử lý.
• Thực hiện tiêu hủy hồ sơ sau khi có phê duyệt và theo đúng quy trình của doanh nghiệp.
• Quản lý việc đóng dấu, nhật ký sử dụng con dấu; photo, in ấn, sao y nội bộ và chuẩn bị bản phát hành khi được phân công.

Yêu cầu

• Bằng cấp: Trung cấp trở lên.
• Trình độ: Trung cấp/Cao đẳng/Đại học; ưu tiên ngành Văn thư - Lưu trữ, Hành chính, Thư viện - Thông tin, Quản trị văn phòng hoặc ngành liên quan.
• Kinh nghiệm: 0-2 năm tùy cấp độ; kinh nghiệm chỉnh lý, phân loại, lập mục lục, số hóa hoặc quản lý hồ sơ là lợi thế.
• Kiến thức: Nắm cơ bản nghiệp vụ văn thư - lưu trữ, quản lý văn bản đến/đi, phân loại hồ sơ, bảo mật thông tin và nguyên tắc mượn - trả.
• Kỹ năng: Sắp xếp hồ sơ; scan/số hóa; nhập liệu chính xác; tìm kiếm; Excel/Office; sử dụng hệ thống quản lý tài liệu.
• Phẩm chất: Cẩn thận, kiên trì, có tính hệ thống, trung thực, bảo mật và chú ý chi tiết.
• Yêu cầu giới tính: Nam/Nữ.

Yêu cầu ưu tiên

• Kinh nghiệm chỉnh lý, phân loại, lập mục lục, số hóa hoặc quản lý hồ sơ là lợi thế.
• Ưu tiên ứng viên có chuyên môn Văn thư - Lưu trữ, Hành chính, Thư viện - Thông tin, Quản trị văn phòng hoặc ngành liên quan.

Mức lương

• Mức lương: Thỏa thuận.

Phúc lợi

• Thu nhập cạnh tranh theo năng lực và kinh nghiệm.
• Tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định.
• Môi trường làm việc chuyên nghiệp, ổn định.

Thông tin khác

• Chức vụ: Nhân Viên/Chuyên Viên.
• Ngành nghề: Hành Chính Tổng Hợp, Nhập Liệu - Lưu Trữ, Thư Ký - Trợ Lý.
• Trình độ: Trung cấp.
• Dưới 2 năm.