NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH - OFFICE ADMIN
Về công việc
I. MỤC TIÊU VỊ TRÍ
Vận hành không gian làm việc cho Văn phòng HCM (trên 200 nhân sự);
Thực hiện hậu cần chu đáo cho các đoàn công tác;
Kiểm soát chất lượng dịch vụ từ các nhà thầu phụ.
Chủ động ứng dụng các công nghệ, phần mềm sẵn có để tối ưu hóa quy trình làm việc.
II. TRÁCH NHIỆM CHÍNH
Quản lý Vận hành văn phòng
· Theo dõi, kiểm tra định kỳ tình trạng cơ sở vật chất, máy móc văn phòng (máy in, điều hòa, hệ thống điện nước, mạng...).
· Tiếp nhận các phản hồi, yêu cầu sửa chữa hạng mục hạ tầng từ các phòng ban, xử lý nhanh chóng để không gián đoạn công việc của nhân sự.
· Làm việc với Ban quản lý tòa nhà để xử lý các vấn đề phát sinh về an ninh, vệ sinh, bảo trì kỹ thuật hoặc an toàn PCCC.
· Sắp xếp, điều phối không gian làm việc, phòng họp: đảm bảo gọn gàng, chuyên nghiệp.
Điều phối Hậu cần Đoàn công tác
- Đầu mối tiếp nhận nhu cầu, lên kế hoạch và triển khai hậu cần (đặt vé máy bay, khách sạn, quà tặng, xe đưa đón, chuẩn bị phòng họp, trà nước...) cho các chuyến công tác trong và ngoài nước của BGĐ, đối tác nước ngoài.
- Duy trì và cập nhật danh sách các đối tác cung ứng dịch vụ để có phương án nhanh và chi phí tốt nhất.
Quản lý Thầu phụ & Nhà cung cấp
- Kiểm tra chất lượng dịch vụ của các thầu phụ
Hỗ trợ Sự kiện
· Phối hợp cùng team nhân sự: chuẩn bị hậu cần cho các sự kiện văn hóa doanh nghiệp, sinh nhật tháng, ngày lễ tết, teambuilding.
- Phối hợp với các bộ phận liên quan nhằm đảm bảo tiến độ thanh toán cho nhà cung cấp.
Ứng dụng Công nghệ vào Vận hành
· Sử dụng thành thạo và khai thác tốt các phần mềm, công cụ quản lý nội bộ (Google Workspace, các phần mềm quản lý tài sản, app đặt phòng họp...).
· Chủ động các đề xuất để cải thiện quy trình.
III. YÊU CẦU CÔNG VIỆC
· Kinh nghiệm: 1-3 năm kinh nghiệm làm Admin, Hành chính tổng hợp, hoặc Điều phối vận hành văn phòng quy mô từ 100 - 300 nhân sự.
· Kỹ năng chuyên môn:
o Có kinh nghiệm quản lý cơ sở vật chất văn phòng và làm việc với các nhà cung ứng dịch vụ.
o Kinh nghiệm trực tiếp điều phối hậu cần, đặt vé, phòng khách sạn cho các đoàn công tác trong và ngoài nước (yêu cầu tính cẩn thận, sắp xếp thời gian chuẩn xác).
o Thành thạo tin học văn phòng (Excel, Word, PowerPoint).
· Kỹ năng mềm:
o Giao tiếp tốt, nhanh nhẹn, khả năng kết và xử lý các sự cố phát sinh từ nhà thầu phụ.
o Chăm chỉ, có tư duy đổi mới.
IV. QUYỀN LỢI
- Thu nhập (10tr-13tr): thỏa thuận thêm theo thực tế trong buổi phỏng vấn
- Đầy đủ quyền lợi theo Luật Lao động (BHXH, BHYT, BHTN) sau thử việc.
- Thưởng các ngày lễ, Tết, lương tháng 13, thưởng hiệu suất công việc.
- Được làm việc trong môi trường hiện đại, sáng tạo và áp dụng công nghệ mới.
- Cơ hội tham gia các hoạt động VHDN, teambuilding, du lịch hàng năm.
IV. THÔNG TIN KHÁC
Thời gian thử việc: 2 tháng
Quy trình tuyển dụng: Sàng lọc hồ sơ → Phỏng vấn chuyên môn với Hiring Manager → Onboard & Hội nhập.