Trách nhiệm chính

• Quản lý hồ sơ và dữ liệu khách hàng: Kiểm soát, đối chiếu số lượng hồ sơ theo ngày, tuần, tháng.
• Kiểm soát tình trạng nhập liệu và xử lý hồ sơ hằng ngày, bao gồm hồ sơ giấy và hồ sơ trên phần mềm; bảo đảm thông tin đồng nhất, chính xác.
• Quản lý, kiểm soát và lưu trữ kho hồ sơ tại cơ sở.
• Quản lý, điều phối lịch hẹn khách đặt và khách tới viện; gửi báo cáo lịch hẹn cho cơ sở.
• Quản lý phần mềm CRM và hệ thống tổng đài: Kiểm soát tình trạng và chất lượng công việc của bộ phận Tư vấn và CSKH trên phần mềm Odoo hằng ngày; thống kê các trường hợp vi phạm và gửi báo cáo.
• Kiểm tra ghi âm, tương tác, phản hồi trên hệ thống của nhân viên CSKH và Tư vấn hằng ngày; nhắc nhở, xử lý các trường hợp sai sót.
• Kiểm soát lịch nhắc, rà soát tương tác trên phần mềm và đề xuất phương án xử lý các lịch tồn trên hệ thống.
• Kiểm soát các chức năng của phần mềm Odoo liên quan đến việc tạo, chỉnh sửa, thêm bớt cấu hình sản phẩm/dịch vụ.
• Kiểm soát công việc trên phần mềm Odoo tại cơ sở.
• Quản lý phòng Chăm sóc khách hàng: Quản lý tài sản, thiết bị, công cụ làm việc của phòng CSKH.
• Quản lý nhân sự và vận hành phòng CSKH: phân chia, giám sát và điều phối công việc.
• Triển khai, hướng dẫn và thông báo các quy định mới của phòng CSKH.
• Quản lý số hotline; giám sát, hướng dẫn nhân viên tiếp nhận và xử lý phản hồi, thắc mắc của khách hàng qua các kênh cuộc gọi, Zalo, Viber, WhatsApp.
• Phỏng vấn, đào tạo nhân sự mới; đánh giá chất lượng nhân sự trong phòng định kỳ để đề xuất giải pháp nâng cao hiệu suất.
• Cập nhật dữ liệu khách hàng; xây dựng và hướng dẫn kịch bản cho nhân viên thực hiện các chương trình chăm sóc lại khách hàng cũ.
• Thống kê và báo cáo: Thực hiện các báo cáo theo yêu cầu của quản lý: ngày, tuần, tháng và báo cáo phát sinh.
• Tham gia các cuộc họp với vai trò thư ký; đề xuất quy trình để phối hợp tốt hơn với các phòng ban liên quan.
• Theo dõi và báo cáo tình trạng, chất lượng tái khám của bộ phận Tư vấn và Bác sĩ.
• Theo dõi, phối hợp xử lý cùng phòng Xử lý khiếu nại (XLKN) và bộ phận Tư vấn; thống kê, báo cáo phản hồi của khách hàng.
• Kiểm soát và báo cáo các lỗi phạt của bộ phận Tư vấn theo ngày, tuần, tháng.
• Công việc khác: Hỗ trợ các quy trình liên phòng ban, bao gồm quy trình tư vấn nghỉ việc.
• Hỗ trợ các phòng ban liên quan khác: Đối soát, giải trình công nợ hằng tháng của bộ phận Tư vấn với Kế toán.
• Thực hiện các công việc khác theo phân công của Giám đốc Chi nhánh.

Yêu cầu

• Bằng cấp tối thiểu: Cao Đẳng
• Kinh nghiệm: 2 - 3 năm
• Thành thạo phần mềm CRM (ưu tiên Odoo)
• Thành thạo hệ thống tổng đài
• Thành thạo tin học văn phòng (Excel)
• Kỹ năng quản lý
• Kỹ năng điều phối
• Kỹ năng đào tạo nhân sự
• Kỹ năng thống kê
• Kỹ năng lập báo cáo
• Kỹ năng giao tiếp
• Kỹ năng xử lý tình huống
• Kỹ năng phối hợp liên phòng ban

Yêu cầu ưu tiên

• Ưu tiên ngành thẩm mỹ, y tế, dịch vụ

Mức lương

• Thu nhập: 14 - 15 triệu VNĐ/tháng

Phúc lợi

• Thu nhập: 15.000.000 vnđ
• Được tham gia BHXH, BHYT, BHTN theo quy định của pháp luật
• Môi trường làm việc chuyên nghiệp trong hệ thống Sejung; được đào tạo về quy trình và phần mềm của công ty

Thông tin khác

• Chức vụ: Trưởng Nhóm/Trưởng Phòng
• Hình thức làm việc: Toàn thời gian
• Yêu cầu giới tính: Nam/Nữ
• Ngành nghề: Dịch Vụ Khách Hàng, Trải Nghiệm Khách Hàng
• Cao Đẳng
• 2 - 3 năm