Nhân Viên Văn Thư - Lưu Trữ
CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ ĐIỆN TOÁN SÀI GÒN
TP. Hồ Chí Minh
Application deadline:
22/11/2026
About This Job
Trách nhiệm chính
- Xử lý văn bản đến và văn bản đi: tiếp nhận, phân loại, đăng ký và chuyển giao văn bản/công văn đến đúng đầu mối xử lý.
- Kiểm tra thể thức, số/ký hiệu, nơi nhận và thành phần hồ sơ trước khi phát hành văn bản đi.
- Theo dõi sổ/hệ thống văn bản đến - đi, trạng thái bàn giao và bằng chứng phát hành/tiếp nhận.
- Lập hồ sơ và lưu trữ: tiếp nhận hồ sơ từ các phòng ban; kiểm đếm, phân loại và sắp xếp theo nhóm hồ sơ, thời gian hoặc danh mục.
- Lập mục lục hồ sơ, mục lục văn bản; đánh số tờ/số hồ sơ và nhận diện hồ sơ theo quy định.
- Bảo quản hồ sơ giấy/bản gốc tại khu vực lưu trữ; duy trì việc sắp xếp khoa học và thuận tiện tra cứu.
- Số hóa và dữ liệu hồ sơ: scan/số hóa tài liệu, kiểm tra chất lượng bản scan và cập nhật thông tin nhận diện/metadata lên hệ thống.
- Duy trì cấu trúc thư mục, tên file, phiên bản và liên kết giữa hồ sơ giấy với hồ sơ điện tử.
- Phối hợp IT/đơn vị liên quan khi có lỗi hệ thống, nhu cầu sao lưu hoặc phân quyền truy cập.
- Tra cứu, mượn trả và bàn giao hồ sơ: tìm kiếm và cung cấp bản scan/bản gốc theo yêu cầu hợp lệ; theo dõi mượn - trả.
- Bàn giao/tiếp nhận hồ sơ, chứng từ giữa các phòng ban và lập bằng chứng giao nhận.
- Bảo đảm hồ sơ được hoàn trả đúng vị trí, đúng tình trạng và không bị thay đổi trái phép.
- Theo dõi thời hạn bảo quản, tiêu hủy và con dấu: theo dõi thời hạn bảo quản; lập danh sách hồ sơ đến hạn rà soát và đề xuất phương án xử lý.
- Thực hiện tiêu hủy hồ sơ sau khi có phê duyệt và theo đúng quy trình của doanh nghiệp.
- Quản lý việc đóng dấu, nhật ký sử dụng con dấu; photo, in ấn, sao y nội bộ và chuẩn bị bản phát hành khi được phân công.
Yêu cầu
- Bằng cấp: Trung cấp trở lên.
- Trình độ: Trung cấp/Cao đẳng/Đại học; ưu tiên ngành Văn thư - Lưu trữ, Hành chính, Thư viện - Thông tin, Quản trị văn phòng hoặc ngành liên quan.
- Kinh nghiệm: 0-2 năm tùy cấp độ; kinh nghiệm chỉnh lý, phân loại, lập mục lục, số hóa hoặc quản lý hồ sơ là lợi thế.
- Kiến thức: Nắm cơ bản nghiệp vụ văn thư - lưu trữ, quản lý văn bản đến/đi, phân loại hồ sơ, bảo mật thông tin và nguyên tắc mượn - trả.
- Kỹ năng: Sắp xếp hồ sơ; scan/số hóa; nhập liệu chính xác; tìm kiếm; Excel/Office; sử dụng hệ thống quản lý tài liệu.
- Phẩm chất: Cẩn thận, kiên trì, có tính hệ thống, trung thực, bảo mật và chú ý chi tiết.
- Yêu cầu giới tính: Nam/Nữ.
Yêu cầu ưu tiên
- Kinh nghiệm chỉnh lý, phân loại, lập mục lục, số hóa hoặc quản lý hồ sơ là lợi thế.
- Ưu tiên ứng viên có chuyên môn Văn thư - Lưu trữ, Hành chính, Thư viện - Thông tin, Quản trị văn phòng hoặc ngành liên quan.
Mức lương
- Mức lương: Thỏa thuận.
Phúc lợi
- Thu nhập cạnh tranh theo năng lực và kinh nghiệm.
- Tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định.
- Môi trường làm việc chuyên nghiệp, ổn định.
Thông tin khác
- Chức vụ: Nhân Viên/Chuyên Viên.
- Ngành nghề: Hành Chính Tổng Hợp, Nhập Liệu - Lưu Trữ, Thư Ký - Trợ Lý.
- Trình độ: Trung cấp.
- Dưới 2 năm.
Related Jobs
7 - 8 M VND
TP. Hồ Chí Minh
Negotiable
TP. Hồ Chí Minh
7 - 8 M VND
TP. Hồ Chí Minh
1 M VND
TP. Hồ Chí Minh