Trách nhiệm chính

• Hỗ trợ đơn hàng và chứng từ kinh doanh: chuẩn bị và quản lý các chứng từ liên quan như đơn đặt hàng (PO), xác nhận đơn hàng, yêu cầu từ khách hàng và nhà cung cấp, hợp đồng, thỏa thuận, phụ lục sửa đổi, chứng từ giao hàng và hồ sơ dự án.
• Thủ tục hải quan, theo dõi giao hàng và quản lý kho: phối hợp với các đơn vị logistics trong quá trình thông quan, bao gồm xác định tên hàng, mã HS, kiểm tra bảng kê khai hải quan và chuẩn bị chứng từ cho các bên liên quan; điều phối giao hàng cho khách hàng và theo dõi luân chuyển hàng tồn kho.
• Theo dõi hợp đồng và thanh toán: hỗ trợ quản lý hợp đồng, theo dõi các điều khoản và thời hạn quan trọng, chuẩn bị và theo dõi đề nghị thanh toán, hóa đơn cùng các chứng từ tài chính liên quan; phối hợp với bộ phận Tài chính – Kế toán để đảm bảo xử lý đúng hạn.
• Điều phối khách hàng và nội bộ: làm đầu mối liên lạc giữa khách hàng với các bộ phận Kinh doanh, Kỹ thuật, Thu mua, Logistics, Kế toán và các phòng ban liên quan; theo dõi các công việc còn tồn đọng, đảm bảo phản hồi chính xác và kịp thời.
• Hỗ trợ họp và công việc hành chính: sắp xếp các cuộc họp nội bộ và bên ngoài, chuẩn bị chương trình và tài liệu họp, ghi chép nội dung cuộc họp (MOM) và theo dõi việc thực hiện các công việc đã thống nhất.
• Hỗ trợ tuân thủ và ISO: chuẩn bị, duy trì hồ sơ kinh doanh và dự án phục vụ các đợt đánh giá ISO và quy trình nội bộ; hỗ trợ bổ sung các hồ sơ còn thiếu, đảm bảo lưu trữ tài liệu đúng quy định và kiểm soát phiên bản.
• Các công việc hỗ trợ khác: thực hiện các công việc hành chính và điều phối chung cho đội ngũ Kinh doanh và cấp quản lý khi cần thiết.

Yêu cầu

• Tốt nghiệp đại học chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Ngoại thương, Kinh tế, Tiếng Anh, Logistics, Kỹ thuật hoặc các ngành liên quan.
• Có từ 2–5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Hỗ trợ Kinh doanh, Hành chính Kinh doanh, Hành chính Dự án, Chăm sóc Khách hàng, Hỗ trợ Đấu thầu/Đề xuất hoặc vị trí tương đương.
• Kỹ năng giao tiếp và xây dựng mối quan hệ tốt.
• Cẩn thận, chú ý đến chi tiết; có khả năng xử lý nhiều công việc và quản lý thời hạn.
• Có kỹ năng chuẩn bị tài liệu, lưu trữ hồ sơ và theo dõi công việc tốt.
• Sử dụng thành thạo Microsoft Office, đặc biệt là Excel, Word và PowerPoint.
• Có kinh nghiệm sử dụng hệ thống CRM/ERP là một lợi thế.
• Có khả năng giao tiếp và viết tốt bằng tiếng Việt và tiếng Anh.
• Có khả năng làm việc độc lập và phối hợp hiệu quả trong nhóm.

Yêu cầu ưu tiên

• Có kinh nghiệm trong lĩnh vực sản phẩm công nghiệp, sản xuất, thương mại hoặc từng làm việc tại công ty Nhật Bản.
• Có kinh nghiệm hỗ trợ các sản phẩm công nghiệp như gioăng (Gaskets), vật liệu làm kín (Packings), vật liệu cách nhiệt, fluoropolymer, bộ lọc hoặc các sản phẩm kỹ thuật liên quan.
• Yêu cầu giới tính: Nam/Nữ.

Mức lương

• Thu nhập hàng tháng dao động từ 14.000.000 đến 17.000.000 VND.

Phúc lợi

• Thưởng dựa trên kết quả kinh doanh.
• Xét tăng lương định kỳ mỗi năm một lần.
• Được hỗ trợ chi phí công tác.
• Các chế độ chăm sóc sức khỏe và phúc lợi liên quan.
• Cơ hội phát triển chuyên môn và tham gia đào tạo về sản phẩm.
• Môi trường làm việc thân thiện, hỗ trợ và đề cao tinh thần hợp tác.
• Du lịch công ty.
• Tham gia các hoạt động của công ty trong nước và nước ngoài.

Thông tin khác

• Chức vụ: Nhân Viên/Chuyên Viên.
• Hình thức làm việc: Toàn thời gian.
• Địa điểm làm việc: Thanh Xuân, Hà Nội.
• Ngành nghề: Hỗ Trợ Kinh Doanh - Sales Admin.
• Yêu cầu bằng cấp (tối thiểu): Đại Học.
• 2 - 3 năm.