Trách nhiệm chính

• Phụ trách tập trung các công việc liên quan đến chứng từ, thanh toán, theo dõi chi phí và hành chính của Team CoPub, đảm bảo các khoản chi phí được xử lý đầy đủ, đúng quy trình và đúng tiến độ.
• Chuẩn bị và theo dõi các hồ sơ tạm ứng, thanh toán, hoàn ứng, nghiệm thu của team.
• Thực hiện hồ sơ thanh toán chi phí CTV theo từng dự án/tháng.
• Thực hiện hồ sơ liên quan đến voucher, quà outgame, phần thưởng sự kiện, order/nghiệm thu chạy PPE.
• Thực hiện/follow thủ tục mua và thanh toán tài khoản submit, tài khoản Store, tool/phần mềm và các tài khoản phục vụ công việc.
• Tổng hợp và kiểm tra báo giá, hóa đơn, hợp đồng, biên bản nghiệm thu, danh sách thanh toán và các chứng từ liên quan.
• Đối soát số liệu trước khi gửi hồ sơ thanh toán, đảm bảo đúng thông tin và đúng ngân sách đã được duyệt.
• Theo dõi trạng thái từng hồ sơ: đang chuẩn bị; đang duyệt; cần bổ sung; đã thanh toán.
• Phối hợp với Finance, Legal, Procurement, HR và các bộ phận liên quan để hoàn thiện hồ sơ.
• Theo dõi budget đã order, budget đã sử dụng, thực chi và phần ngân sách còn lại theo từng hạng mục.
• Lập và cập nhật tracker theo dõi budget; chứng từ; thanh toán; deadline theo từng dự án/tháng.
• Chủ động follow deadline, nhắc các bên liên quan bổ sung chứng từ khi cần.
• Sắp xếp và lưu trữ hồ sơ theo dự án/tháng/hạng mục chi phí, đảm bảo thuận tiện cho tra cứu, đối soát và kiểm tra sau này.
• Tổng hợp báo cáo định kỳ về tình trạng budget, chứng từ và thanh toán cho Leader.
• Hỗ trợ lên kế hoạch các hoạt động nội bộ như Team Building, Kick-off, sinh nhật, Trung Thu, Year End Party.
• Tìm kiếm địa điểm/nhà cung cấp, xin báo giá và lập dự trù chi phí.
• Tổng hợp danh sách người tham gia, chuẩn bị hậu cần và follow tiến độ tổ chức.
• Thông báo, nhắc lịch và kết nối thành viên tham gia các hoạt động chung của team.
• Hỗ trợ mua sắm, quản lý thiết bị, tool, tài khoản và vật dụng chung của team.
• Hỗ trợ Leader các đầu việc hành chính phát sinh.

Yêu cầu

• Bằng cấp tối thiểu: Cao Đẳng.
• Có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực hành chính, kế toán, tài chính hoặc các lĩnh vực liên quan.
• Hiểu biết về các quy trình, thủ tục hành chính, kế toán, thanh toán.
• Kỹ năng tin học văn phòng tốt (Word, Excel, PowerPoint).
• Kỹ năng giao tiếp, đàm phán và giải quyết vấn đề tốt.
• Có khả năng làm việc độc lập và làm việc nhóm.
• Trung thực, cẩn thận, tỉ mỉ và có trách nhiệm cao trong công việc.

Yêu cầu ưu tiên

• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm tổ chức sự kiện nội bộ.
• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong ngành game hoặc các công ty công nghệ.

Mức lương

• Mức lương: Thỏa thuận.

Phúc lợi

• Thu nhập cạnh tranh, thỏa thuận theo năng lực và kinh nghiệm.
• Thưởng cá nhân và tập thể có thành tích nổi bật hàng quý.
• Thưởng cuối năm và thưởng nóng theo kết quả, thành tích công việc.
• Xem xét điều chỉnh thu nhập định kỳ 2 lần/năm, dựa trên năng lực, hiệu quả công việc.
• Trợ cấp ăn trưa coupon 40.000đ/ngày qua ví điện tử nội bộ, sử dụng trực tiếp tại canteen.
• Miễn phí vé gửi xe tháng.
• Khám sức khỏe định kỳ hàng năm.
• Tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định pháp luật.
• Bảo hiểm sức khỏe cao cấp dành cho nhân sự từ cấp Lead trở lên; hỗ trợ chính sách mua thêm cho người thân.
• Year-End Party, Summer Trip cùng nhiều chương trình, sự kiện, quà tặng nội bộ định kỳ.
• Đào tạo chuyên môn, kỹ năng và các chương trình phát triển năng lực.
• Các CLB nội bộ đa dạng: Pickleball, Bóng đá, Yoga, Cầu lông.
• Môi trường làm việc trẻ trung, năng động, đề cao tinh thần chủ động, sáng tạo và hợp tác.

Thông tin khác

• Thời gian làm việc: Từ thứ 2 đến thứ 6. Linh hoạt từ 8:00 -17:00 hoặc từ 9:00 -18:00.
• Yêu cầu giới tính: Nam/Nữ.
• Ngành nghề: Hành Chính Nhân Sự.
• Chức vụ: Nhân Viên/Chuyên Viên.