Phỏng Vấn Freight Forwarder & Giao Nhận Quốc Tế: 10 Câu Hỏi Từ Incoterms Đến Xử Lý Hàng Thất Lạc

Freight Forwarder (Đại lý vận chuyển) là cầu nối không thể thiếu trong chuỗi cung ứng quốc tế. Công việc đòi hỏi kiến thức sâu về Incoterms, thủ tục hải quan, xử lý chứng từ và khả năng phản ứng nhanh khi hàng hóa gặp sự cố. Dưới đây là 10 câu hỏi phỏng vấn thường gặp dành cho vị trí này, kèm gợi ý trả lời chi tiết.

👉 Luyện tập phỏng vấn Freight Forwarder với AI tại X Interview

1. Incoterms 2020 là gì? Bạn có thể liệt kê các nhóm điều kiện?

Incoterms (International Commerce Terms) là bộ quy tắc thương mại quốc tế do ICC phát hành, xác định trách nhiệm của người bán và người mua trong giao dịch hàng hóa xuyên biên giới.

Incoterms 2020 gồm 11 điều kiện chia thành 2 nhóm:

Nhóm phương thức vận tải duy nhất (E/F/C/D):

• E: EXW - Ex Works (Giao tại xưởng)
• F: FCA, FAS, FOB - Giao cho người mua sau khi thuê vận tải
• C: CFR, CIF, CPT, CIP - Người bán trả tiền vận chuyển nhưng rủi ro đã chuyển cho người mua
• D: DAP, DPU, DDP - Người bán chịu mọi rủi ro đến điểm đến

Nhóm đường biển (chỉ áp dụng đường thủy): FAS, FOB, CFR, CIF.

Gợi ý trả lời: "Incoterms 2020 gồm 11 điều kiện chia thành 2 nhóm chính: nhóm phương thức vận tải đa dạng (E/F/C/D) và nhóm đường biển. Trong đó, EXW là điều kiện người bán chịu trách nhiệm ít nhất, còn DDP là điều kiện người bán chịu trách nhiệm nhiều nhất."

2. Sự khác biệt giữa FOB và CIF là gì? Khi nào nên dùng CIF?

FOB (Free on Board): Người bán giao hàng lên tàu tại cảng xuất. Rủi ro chuyển cho người mua khi hàng đã lên tàu. Người mua chịu trách nhiệm thuê tàu và trả cước vận chuyển.

CIF (Cost, Insurance, Freight): Người bán trả cước vận, bảo hiểm và đưa hàng đến cảng nhập. Rủi ro chuyển khi hàng đã lên tàu tại cảng xuất. Người bán phải mua bảo hiểm cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển.

Khi nào dùng CIF: Khi người bán muốn cung cấp dịch vụ trọn gói và giữ mối quan hệ chặt chẽ với logistics, hoặc khi người mua ở thị trường xa lạ và chưa quen thuê tàu.

3. Bill of Lading (B/L) là gì? Nó có 3 chức năng chính nào?

Bill of Lading (Vận đơn) là chứng từ quan trọng nhất trong vận chuyển hàng hóa quốc tế đường biển.

3 chức năng chính của B/L:

1. Biên nhận hàng hóa (Receipt of Goods): Xác nhận hãng tàu đã nhận hàng đúng quy cách và đủ số lượng để vận chuyển.
2. Hợp đồng vận chuyển (Contract of Carriage): Là hợp đồng giữa người gửi hàng và hãng tàu, quy định quyền lợi và nghĩa vụ của các bên.
3. Chứng từ sở hữu hàng hóa (Document of Title): Chủ B/L có quyền nhận hàng tại cảng đích. B/L có thể được chuyển nhượng cho bên thứ ba.

Gợi ý trả lời: "Bill of Lading có 3 chức năng chính: biên nhận hàng hóa, hợp đồng vận chuyển và chứng từ sở hữu. Trong đó, chức năng chứng từ sở hữu là quan trọng nhất vì nó cho phép chuyển nhượng quyền nhận hàng cho bên thứ ba."

4. Thủ tục hải quan xuất nhập khẩu gồm những bước nào?

Thủ tục hải quan xuất nhập khẩu gồm các bước chính:

1. Chuẩn bị chứng từ: Tờ khai hải quan, Invoice, Packing List, B/L, Certificate of Origin, các giấy phép liên quan.
2. Khai báo hải quan: Đăng ký tờ khai trên hệ thống VNACCS/VCIS (Việt Nam) hoặc hệ thống tương đương.
3. Kiểm tra документ: Hải quan kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của chứng từ.
4. Kiểm tra thực tế: Nếu cần, hải quan sẽ kiểm tra thực tế hàng hóa tại kho hoặc cảng.
5. Thuế và phí: Nộp thuế nhập khẩu, thuế GTGT và các phí liên quan.
6. Phóng thích hàng: Sau khi hoàn tất thủ tục, hải quan cấp giấy phép phóng thích hàng.

Gợi ý trả lời: "Thủ tục hải quan gồm 6 bước chính từ chuẩn bị chứng từ đến phóng thích hàng. Quan trọng nhất là bước chuẩn bị chứng từ đầy đủ và chính xác để tránh bị giữ hàng tại kho."

5. Bạn xử lý thế nào khi hàng hóa bị hư hỏng hoặc mất mát trong quá trình vận chuyển?

Khi hàng hóa bị hư hỏng hoặc mất mát, các bước xử lý bao gồm:

1. Kiểm tra tại chỗ: Khi nhận hàng, kiểm tra tình trạng bao bì và số lượng. Ghi nhận hư hỏng ngay trên phiếu giao hàng.
2. Thông báo cho bên liên quan: Thông báo ngay cho hãng tàu, công ty bảo hiểm và người gửi hàng trong thời hạn quy định (thường 3-7 ngày).
3. Thu thập chứng từ: photo Hư hỏng, biên bản kiểm tra, invoice, B/L, bảo hiểm.
4. Nộp claim: Gửi claim đến hãng tàu hoặc công ty bảo hiểm kèm đầy đủ chứng từ.
5. Theo dõi và giải quyết: Theo dõi tiến trình xử lý claim và đàm phán bồi thường.

Gợi ý trả lời: "Khi hàng bị hư hỏng, tôi sẽ kiểm tra tại chỗ, ghi nhận hư hỏng trên phiếu giao hàng, thông báo cho các bên liên quan trong 3 ngày và thu thập chứng từ để nộp claim. Quan trọng là phải phản ứng nhanh và ghi nhận bằng văn bản."

6. Incoterms nào phù hợp nhất cho người mới bắt đầu trong ngành freight forwarding?

Đối với người mới bắt đầu, nên tập trung vào các Incoterms phổ biến nhất:

• FOB: Phổ biến nhất trong vận chuyển đường biển. Người mua chịu trách nhiệm chính về vận chuyển.
• CIF: Phổ biến trong giao dịch quốc tế. Người bán cung cấp dịch vụ trọn gói.
• EXW: Đơn giản nhất. Người mua chịu mọi trách nhiệm từ kho người bán.
• DDP: Phức tạp nhất. Người bán chịu mọi trách nhiệm đến tận nơi người mua.

Gợi ý trả lời: "Người mới nên bắt đầu với FOB và CIF vì đây là hai Incoterms phổ biến nhất. Sau đó mở rộng sang DAP và DDP khi đã có kinh nghiệm."

7. Bạn hiểu gì về chứng từ C/O (Certificate of Origin)?

Certificate of Origin (C/O) là chứng từ chứng nhận nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa. C/O có vai trò:

• Xác định thuế suất: Mỗi nước có mức thuế khác nhau tùy theo nguồn gốc hàng hóa.
• Đáp ứng quy tắc xuất xứ: Để hưởng ưu đãi thuế từ các hiệp định thương mại tự do (FTA).
• Chứng nhận chất lượng: Một số thị trường yêu cầu C/O để đảm bảo chất lượng hàng hóa.

Các loại C/O phổ biến:

• C/O phổ thông (General C/O): Của phòng thương mại hoặc cơ quan hải quan.
• C/O ưu đãi (Preferential C/O): Để hưởng ưu đãi thuế từ FTA (ASEAN, CPTPP, EVFTA).
• C/O Form D, Form E, Form AK: Theo từng hiệp định cụ thể.

Gợi ý trả lời: "Certificate of Origin là chứng từ chứng nhận nguồn gốc hàng hóa, quan trọng để xác định thuế suất và hưởng ưu đãi từ các FTA. Tôi đã có kinh nghiệm xử lý C/O Form D cho ASEAN và Form AK cho ASEAN-Úc."

8. Bạn xử lý thế nào khi hàng hóa bị kẹt tại cảng do vấn đề hải quan?

Khi hàng bị kẹt tại cảng, các bước xử lý:

1. Xác định nguyên nhân: Liên hệ hãng tàu hoặc đại lý hải quan để biết lý do cụ thể.
2. Thu thập chứng từ bổ sung: Nếu thiếu chứng từ, chuẩn bị ngay và gửi cho hải quan.
3. Liên hệ người gửi hàng: Yêu cầu người gửi cung cấp chứng từ bổ sung nếu cần.
4. Đàm phán với hải quan: Nếu có vấn đề về thuế hoặc分类, đàm phán để tìm giải pháp.
5. Tìm giải pháp thay thế: Nếu không thể giải quyết nhanh, tìm kho lưu kho tạm thời hoặc chuyển hướng hàng.

Gợi ý trả lời: "Khi hàng bị kẹt tại cảng, tôi sẽ xác định nguyên nhân cụ thể, thu thập chứng từ bổ sung và liên hệ các bên liên quan. Quan trọng là phải phản ứng nhanh và có giải pháp thay thế để tránh chi phí lưu kho cao."

9. Bạn hiểu gì về bảo hiểm hàng hóa quốc tế?

Bảo hiểm hàng hóa quốc tế là biện pháp tài chính để bảo vệ người gửi hàng khỏi rủi ro mất mát hoặc hư hỏng trong quá trình vận chuyển.

Các loại bảo hiểm phổ biến:

• Bảo hiểm mọi rủi ro (All Risks): Bảo hiểm cho mọi rủi ro ngoại trừ những loại bị loại trừ rõ ràng.
• Bảo hiểm mất mát toàn bộ (Total Loss Only): Chỉ bảo hiểm khi hàng mất mát hoàn toàn.
• Bảo hiểm có khấu trừ (With Average): Bảo hiểm có mức khấu trừ nhất định.

Lưu ý quan trọng: Mức bảo hiểm thường là 110% giá trịInvoice (CIF + 10%).

Gợi ý trả lời: "Bảo hiểm hàng hóa quốc tế rất quan trọng để bảo vệ người gửi hàng khỏi rủi ro. Tôi thường khuyên khách hàng chọn bảo hiểm mọi rủi ro với mức 110% giá trị Invoice để đảm bảo bồi thường đầy đủ."

10. Làm thế nào để tối ưu chi phí vận chuyển quốc tế?

Các cách tối ưu chi phí vận chuyển:

1. Tập hợp hàng (Consolidation): Gộp nhiều lô hàng nhỏ thành lô lớn để giảm cước vận chuyển đơn vị.
2. Chọn Incoterms phù hợp: Thương lượng Incoterms để chia sẻ chi phí hợp lý giữa người bán và người mua.
3. So sánh báo giá: Nhận báo giá từ nhiều hãng tàu và đại lý để chọn mức giá tốt nhất.
4. Tối ưu đóng gói: Sử dụng bao bì phù hợp để giảm kích thước và trọng lượng.
5. Lên kế hoạch trước: Đặt chỗ sớm để tránh phí cao vào mùa cao điểm.

Gợi ý trả lời: "Để tối ưu chi phí, tôi thường tập hợp hàng, so sánh báo giá từ nhiều nguồn và lên kế hoạch trước. Ngoài ra, tôi cũng thương lượng Incoterms để chia sẻ chi phí hợp lý."

👉 Tham khảo bộ câu hỏi phỏng vấn Logistics 2026 tại X Interview